Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện bao gồm các văn bản sau:

• Thông báo thành lập văn phòng đại diện do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký (Phụ lục II-7 ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT);
• Bản sao quyết định và biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên về việc thành lập văn phòng đại diện;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu văn phòng đại diện;
• Giấy ủy quyền cho người đại diện làm thủ tục ĐKDN và CMND/CCCD sao y có chứng thực của người được ủy quyền (nếu có)

Doanh nghiệp nộp hồ sơ và nhận kết quả đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và đầu tư nơi văn phòng đại diện đặt trụ sở.

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp chỉ có chức năng giao dịch và tiếp thị; Thực hiện các hoạt động nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận với thị trường và đối tác mới.

Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.

Vì văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc và không có chức năng hoạt động sản xuất kinh doanh nên không được phép sử dụng hóa đơn.

Văn phòng đại diện doanh nghiệp phải kê khai và nộp các loại thuế sau:

• Về lê phí môn bài:

+ Trường hợp văn phòng đại diện không hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì không phải nộp lê phí môn bài.

+ Trường hợp văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lê phí môn bài (mức thu lệ phí môn bài của văn phòng đại diện là 1.000.000đ/năm)

• Thuế thu nhập cá nhân: Văn phòng đại diện có trách nhiệm khấu trừ, kê khai và nộp thuế thu nhập cá nhân đối với phần thu nhập của cá nhân từ tiền công, tiền lương của cá nhân đó trong văn phòng đại diện.

Người đứng đầu văn phòng đại diện công ty có thể là Giám đốc công ty hoặc người được Chủ sở hữu/Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị công ty bổ nhiệm.

Sau khi thành lập văn phòng đại diện, doanh nghiệp cần phải tiến hành treo bảng hiệu văn phòng đại diện; nộp tờ khai và tiền lệ phí môn bài (văn phòng đại diện được miễn lệ phí môn bài nếu doanh nghiệp trong thời gian miễn lệ phí môn bài).

Có thể có hoặc không. Việc sử dụng dấu của văn phòng đại diện sẽ do doanh nghiệp quyết định.