Việc lưu giữ hồ sơ, tài liệu trong doanh nghiệp không chỉ là một quy định bắt buộc của Luật doanh nghiệp mà nó còn là một phương pháp quản lý nội bộ doanh nghiệp hiệu quả, làm tăng giá trị của Công ty cũng như là đáp ứng đầy đủ các giấy tờ cần thiết mỗi khi cơ quan nhà nước kiểm tra, thanh tra.
Vậy, những hồ sơ, tài liệu nào cần phải được lưu giữ trong doanh nghiệp? Thời gian lưu giữ là bao lâu?
Trước hết, vấn đề này được luật doanh nghiệp 2020 quy định một cách khái quát tại Điều 11 như sau:
“Điều 11. Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp
- Tùy theo loại hình, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau đây:
a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;
b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;
c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;
d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;
đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;
e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;
g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.
- Doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu quy định tại khoản 1 Điều này tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty; thời hạn lưu giữ thực hiện theo quy định của pháp luật.”
Ngoài ra, kết hợp với các quy định về Pháp luật Lao động, luật thuế có liên quan ta có thể chia hệ thống hồ sơ cần lưu trữ trong doanh nghiệp thành từng nhóm với từng loại tài liệu cụ thể như sau:
NHÓM HỒ SƠ PHÁP NHÂN
- Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (đi kèm là hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp
- Giấy chứng nhận mẫu dấu (nếu có)
- Giấy chứng nhận đầu tư (nếu có – đi kèm là hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận đầu tư)
- Giấy chứng nhận đăng ký Chí nhánh/Văn phòng đại diện/Địa điểm kinh doanh (nếu có – đi kèm là hồ sơ đăng ký thành lập Chi nhánh/Văn phòng đại diện/Địa điểm kinh doanh)
HỒ SƠ NỘI BỘ CÔNG TY
- Điều lệ công ty
- Sổ đăng ký cổ đông đối với Công ty Cổ phần hoặc sổ đăng ký thành viên đối với công ty TNHH
- Quy chế quản ký nội bộ của công ty bao gồm:
+ Quy chế tổ chức hoạt động của Hội đồng quản trị (nếu là Công ty cổ phần)/Hội đồng thành viên (nếu là Công ty TNHH, Công ty Hợp danh), Ban điều hành, Ban kiểm soát (nếu có);
+ Quy chế tài chính doanh nghiệp;
+ Quy chế bảo mật thông tin kinh doanh;
+ Quy chế hoạt động của các doanh nghiệp thành viên trọng tập đoàn hoặc quy chế hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (nếu có);
- Các quy trình làm việc: Các văn bản mang tính hướng dẫn/quy định về quy trình thực hiện các nghiệp vụ của các bộ phận, phòng, ban trong doanh nghiệp.
- Các Nghị quyết/Quyết định của Chủ sở hữu Công ty TNHH một thành viên; Nghị quyết/Quyết định của Chủ doanh nghiệp tư nhân; Nghị quyết/Quyết định và Biên bản họp của Hội đồng thành viên Công ty TNHH hai thành viên trở lên, Công ty Hợp danh; Nghị quyết/Quyết định và Biên bản hop của Đại hội đồng cổ đông/Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần về các vấn đề từ khi thành lập doanh nghiệp và trong suốt quá trình hoạt động của công ty.
HỒ SƠ LAO ĐỘNG
- Quy chế quản lý lao động
- Nội quy lao động (nếu có)
- Hồ sơ khai trình sử dụng lao động khi mới thành lập và hồ sơ Báo cáo tình hình sử dụng lao động của Công ty định kỳ 6 tháng/lần
- Thỏa ước lao động tập thể (nếu có)
- Hồ sơ thành lập công đoàn cơ sở (nếu có)
- Hợp đồng lao động (đi kèm với các giấy tờ liên quan) đối với từng lao động
- Hồ sơ bảo hiểm của nhân viên
- Thang bảng lương và hồ sơ xây dựng thang bảng lương của công ty.
HỒ SƠ VỀ CÁC LOẠI GIẤY CHỨNG NHẬN, GIẤY PHÉP CON, CHỨNG CHỈ DO CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CẤP
Như là: văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác.
HỒ SƠ VỀ TẢI SẢN CỦA CÔNG TY
Bao gồm các giấy chứng nhận tài sản và hồ sơ hình thành như: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (Hồ sơ nhận chuyển nhượng, thuê đất, xin giao đất,…); Giấy đăng ký xe ô tô (Hợp đồng mua xe, hồ sơ đăng ký xe,…)
HỒ SƠ VỀ CÁC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH CỦA CÔNG TY VỚI KHÁCH HÀNG, ĐỐI TÁC; HỒ SƠ VỀ CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ, KINH DOANH
HỒ SƠ VỀ PHÁT HÀNH CỔ PHẦN, TRÁI PHIẾU, PHÁT HÀNH CHỨNG KHOÁN CỦA CÔNG TY
HỒ SƠ VỀ KẾ TOÁN, THUẾ, TÀI CHÍNH
- Hồ sơ khai thuế ban đầu công ty
- Chứng từ kế toán; Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp; Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách
- Các tài liệu khác có liên quan đến kế toán (theo quy định của pháp luật kế toán)
❖ Thời hạn lưu giữ tài liệu doanh nghiệp: Thời hạn lưu giữ từng loại tài liệu của công ty được thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan. Có thể tham khảo bảng dưới đây:
